Dalam menjalani suatu bisnis, tentu Anda akan melakukan berbagai macam kegiatan, salah satunya adalah kegiatan pengadaan barang.
Seiring dengan perkembangan yang terjadi dalam bidang teknologi, kini kegiatan pengadaan barang dapat dilakukan secara mudah, salah satunya adalah dengan menggunakan sistem e-procurement.
Sistem ini sendiri sudah banyak digunakan oleh perusahaan, mulai dari instansi pemerintah, perusahaan BUMN, dan perusahaan swasta di Indonesia.
Untuk mengetahui lebih jauh mengenai sistem e-procurement, simak penjelasan artikel berikut sampai tuntas ya!
Apa Itu Sistem E-Procurement
E-Procurement (Electronic Procurement) adalah kegiatan pembelian, penjualan barang, equipment, pekerjaan, dan jasa yang dilakukan melalui antarmuka web atau aplikasi.
Sistem ini sendiri dirancang untuk mempermudah kegiatan pengadaan yang dilakukan oleh suatu bisnis serta untuk memusatkan dan mengotomasi interaksi antara perusahaan, pelanggan dan vendor pengadaan guna meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam proses pengadaan.
Sebelum kehadiran sistem e-procurement ini, para pengusaha dalam melakukan kegiatan pengadaan barang harus melakukan seluruh kegiatan secara manual, mulai dari pencarian vendor, pendaftaran vendor, rapat pengadaan, dokumen pengadaan, pemesanan produk, administrasi, pembayaran, hingga pengiriman.
Melakukan seluruh kegiatan tersebut secara manual tentu akan memakan waktu yang lama dan dapat menimbulkan terjadinya kesalahan seperti human error yang dapat berdampak pada kondisi finansial suatu bisnis.
Maka dari itu, sistem e-procurement hadir untuk mempermudah para perusahaan dalam melakukan seluruh kegiatan pengadaan barang secara otomatis hanya melalui web atau aplikasi, salah satunya adalah dengan menggunakan ERP software.
Manfaat Sistem E-Procurement Bagi Perusahaan
Dengan menggunakan sistem e-procurement pada bisnis yang Anda jalani, maka Anda akan mendapatkan banyak manfaat, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Menghemat Waktu dan Tenaga
Manfaat pertama dalam menggunakan sistem e-procurement dalam bisnis yang Anda jalani adalah dapat menghemat waktu dan tenaga dari para karyawan yang Anda miliki.
Dengan menggunakan sistem ini, seluruh proses kegiatan pengadaan dapat dilakukan dengan waktu yang cepat, mulai dari pencarian produk, harga, spesifikasi, hingga pencarian vendor. Dalam hal ini, para karyawan bisa menggunakan sisa waktu yang mereka miliki untuk melakukan pekerjaan lainnya.
2. Memangkas Biaya Operasional
Sistem ini juga dapat memberikan manfaat kepada bisnis dalam memangkas penambahan biaya operasional akibat pengadaan barang dan jasa.
Misalnya, dengan sistem pengadaan online, maka Anda tidak perlu lagi untuk mengeluarkan biaya dalam mengadakan meeting di luar kantor, pulsa untuk menelepon, konsumsi, akomodasi, hingga materai atau perangko.
Seluruh kegiatan pengadaan barang, mulai dari pencarian produk, pembelian, pemesanan, approval, sampai pengiriman barang dapat Anda lakukan hanya melalui web atau aplikasi saja.
Dalam hal ini, Anda dapat memangkas banyak biaya yang biasanya Anda keluarkan dalam kegiatan pengadaan barang.
3. Mengurangi Terjadinya Human Error
Penggunaan sistem e-procurement juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan seperti human error di suatu bisnis.
Hal ini dapat terjadi, karena seluruh proses pengadaan barang akan dilakukan secara online dan digital. Biasanya, sistem ini juga sudah dibekali dengan perangkat yang berbasis cloud.
Seperti yang Anda ketahui, perangkat yang sudah berbasis cloud sendiri memiliki tingkat keakuratan dan tingkat keamanan yang tinggi. Maka dari itu, penggunaan sistem e-procurement pada suatu bisnis dapat mengurangi terjadinya human error.
Mudahkan Aktivitas Pengadaan Barang dengan Sistem E-Procurement RedERP
Di Indonesia sendiri, terdapat salah satu software ERP dengan sistem e-procurement terbaik yang dapat digunakan oleh bisnis yang Anda jalani.
Software tersebut adalah Software RedERP yang memiliki sistem e-procurement yang dapat memberikan perusahaan kemudahan dalam mengelola pengajuan pengadaan secara cepat dan tepat.
Dengan menggunakan sistem e-procurement RedERP, maka Anda dapat melakukan aktivitas pengadaan barang untuk lebih terkontrol dibandingkan melakukannya dengan cara yang manual.
Selain itu, Software E-Procurement RedERP juga mampu untuk menyederhanakan sistem procurement perusahaan menjadi lebih ringkas, termasuk dalam penerimaan faktur, tanda terima, enquiry dan retur.
Software RedERP juga memiliki laporan terintegrasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengaudit seluruh kegiatan pengadaan barang.
Dengan bantuan Software RedERP, maka proses procurement management perusahaan Anda dapat berjalan secara maksimal. Untuk mengetahui informasi lebih jauh Anda bisa cek di sini, ya!